Pengertian Arsip dan Berbagai Istilah Kearsipan

Arsip merupakan kata yang sering muncul ketika seorang membicarakan hal ihwal kearsipan.

Bukan hanya sebatas istilah kata-kata yang mewakili aktifitas dan segala bentuk yang dihasilkan dari bidang kearsipan harus dipahami secara sama oleh semua pihak. Mengenal istilah yang berkaitan dengan kearsipan sangat penting dan dapat dijadikan hal pertama yang mudah dipelajari.

Tulisan ini hanya membahas istilah dalam kearsipan. Tentunya sangat tidak menarik membaca batasan istilah atau definisi suatu kata. Namun disadari atau tidak pemahaman kita terhadap kata atau istilah yang spesifik akan menghindari gagal paham terhadap sebuah pengertian. Memahami istilah dalam suatu disiplin ilmu menggambarkan kemampuan seseorang mengusai bidangnya.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Arsip merupakan rekaman atas peristiwa yang terjadi atau dilaksanakan oleh perseorangan, organisasi lembaga negara atau pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang dibuat dan dihasilkan sendiri atau yang diterima dari pihak lain.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kehidupan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Mengenal Macam-macam Istilah Kearsipan

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan jika rusak atau hilang.

Arsip aktip adalah arsip yang frekwensi penggunaannya tinggi dan terusmenerus.

Arsip inaktif adalah arsip yang masih digunakan namun frekwensi penggunaannya telah menurun.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip kerena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan.

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berasal dari lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha negara, badan usaha daerah sebagai pencipta arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselarasannya.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk kategori arsip terjaga.

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikanformal atau pendidikan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi atau tugas dan tanggungjawab dibidang penglolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Pencipta arsip adalah pihak yang memiliki kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis.

Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan arsip dilingkungannya.

Jadwal retensi atau penghapusan arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip, jenis arsip, keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan nasional yang didukung oleh seumberdaya manusia, prasrana dan sarana serta sumberdaya lainnya.

Pengolahan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, serta penyusutan arsip.

Banyak istilah dalam bidang kearsipan yang harus kita ketahui. Berguna untuk mengantar pemahaman kita pada saat membaca berbagai peraturan yang berkaitan dengan kearsipan, mempelajari disiplin ilmu kearsipan dan dalam praktek sehari-hari mengelola dan menata arsip.