SOP Surat Masuk Pemerintah Desa

SOP Surat Masuk.Surat Masuk yang diterima Pemerintah Desa wajib dikelola dengan baik. SOP (Standar Operasional Prosedur) merupakan standar baku yang ditetapkan suatu organisasi dalam melaksanakan suatu urusan tugas fungsi organisasi. Misalnya pengedalian surat masuk diatur dengan SOP Pengelolaan Surat Masuk.

SOP Surat Masuk mengatur proses pengelolaan surat masuk dari mulai diterima sampai dengan diarsipkan. Mengatur bagaimana alur surat masuk diproses, siapa saja yang terlibat, apa yang harus dilakukan, kemampuan SDM yang wajib dimiliki, serta alat yang mesti tersedia dan berapa lama masing-masing tahapan dikerjakan dalam satuan menit.

Pada pembahasan kali ini kita coba mendalami tentang SOP surat masuk secara spesifik saya tujukan bagi pemerintah desa.

Alur Proses Pengendalian Surat Masuk di Desa.

Setiap surat masuk yang ditujukan ke desa diterima oleh Kaur Tata Usaha dan Umum. Apa yang dilakukan Kaur Tata Usaha dan Umum Ketika menerima surat masuk. Berikut ini langkah-langkah yang harus dikerjakan:

1. Memberi tahu Sekretaris Desa dan meminta memberi parap di pojok kanan atas surat disertai tanggal dan bulan pemarapan. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan Sekdes selaku pimpinan Sekretariat Desa telah membaca dan mengetahui seluruh surat masuk.
   Kecuali surat yang bersifat rahasia diparap di sampul dan disampaikan kepada pimpinan/Kepala Desa dalam keadan tertutup.
2. Mencatat kedalam buku register surat masuk. Catat sesuai klasifikasi surat tanggal surat, tanggal diterimanya surat, tuliskan juga ringkasan isi surat dan kapan tanggal penyelesaian.
3. Mengisi kartu kendali surat masuk. Tulis pada bagian isian yang tersedia sesuai surat masuk yang diterima. Terkadang klasifikasi surat dari pencipta naskah asal surat masuk tidak sesuai/tidak benar. Maka pada klasipikasi surat masuk di kartu kendali harus dicantumkan dengan benar, perlu diingat bahwa kartu kendali digunakan untuk memudahkan pencarian kembali surat saat dibutuhkan. Jadi kalau penulisan klasipikasi salah akan menyulitkan saat menemukan kembali surat dimaksud.
4. Mengisi lembar disposisi rangkap dua. Menyertakannya pada surat dan disampaikan kepada Kepala Desa.
5. Menyampaikan surat ke pimpinan dalam hal ini Kepala Desa untuk mendapatkan disposisi.
6. Menyampaikan surat yang sudah didisposisi Kepala Desa ke Sekdes untuk pengarahan dan menindak lanjuti isi surat sesuai disposisi Kepala Desa.
7. Lembar disposisi warna merah disimpan sebagai arsip dan lembar putih disertakan bersama surat untuk disampaikan kepada yang berkepentingan.
8. Mendistribusikan surat masuk ke Kepala Urusan atau Kepala Seksi untuk menindak lanjuti isi surat sesuai disposisi.
9. Menerima kembali surat masuk dari kaur/kasi yang telah selesai melaksanakan/ menindak lanjuti surat masuk. Pada lembar disposisi dicantumkan tanggal penyelesaian surat.
10. Kaur Tata Usaha dan Umum mengarsipkan surat masuk sesuai dengan SOP Penangan arsip (dibahas pada bagian tersendiri).