Pemberkasan Dokumen

Pemberkasan merupakan proses awal penataan dokumen sebelum dilakukan penyimpanan. Dilakukan sedemikian rupa berdasarkan kode dan klasifikasi yang sudah ditentukan dalam pedoman klasifikasi dan jadwal retensi dokumen (JRD). Yang harus dilakukan disetiap unit kerja pemilik dokumen.

Tujuan Pemberkasan Dokumen

Kegiatan pemberkasan dokumen dilakukan dengan maksud/ tujuan antara lain :

1. Ketepatan dan kecepatan menemukan kembali dokumen.
2. Mengantisipasi adanya dokumen yang hilang.
3. Efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan.
4. Mempermudah dalam pelaksanaan manajemen penyusutan dokumen.
5. Melakukan pemilahan dokumen dan non dokumen di lingkungan unit kerja.
6. Unsur non dokumen dimusnahkan.
7. Dokumen dipisahkan berdasarkan status arsip aktif dan arsip semi-aktif

Menyimpan Dokumen

Apa saja yang harus dilakukan jika anda harus menyimpan dokumen.

1. Lakukan pemberkasan arsip sesuai tabel klasifikasi yang ada.
2. Masukan arsip yang sudah diberkas kedalam media simpan (folder, boxfile, ordner besar, ordner kecil dll sesuai bentuk dokumen dan masa pertumbuhan dokumen.
3. Susun Dokumen dari tahun tertua duletakan di bagian paling bawah.
4. Beri label pada media simpan.
5. Simpan arsip di sarana simpan (lemari dokumen, lemari gantung, rak statis, dll.
6. Beri label nomor sarana simpan.
7. Lakukan inventarisasi untuk mengetahui isi kotak, tahun arsip, jenis arsip, kode klasifikasi arsip, pemilik arsip dan jadwal retensi arsip itu sendiri.

Langkah-langkah pemberkasan Dokumen

Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan dalam pemberkasan dokumen sampai dengan penyimpanan dokumen.

1. Pemilahan dokumen dan non dokumen
   Langkah awal pemilahah dokumen adalah memisahkan dokumen, non dokumen dan duplikasi dokumen yang berlebihan. Sering terjadi sebuah dokumen dibuat dalam beberapa rangkap, pisahkan yang tidak perlu. Misalnya dokumen yang belum ditandatangani (masih draft).
   Yang termasuk non dokumen diantaranya formulir dan blangko kosong,map, ordner, sampul dll. Bahan-bahan non dokumen ini segera saja musnahkan, agar tempat penyimpanan dokumen tidak sesak dengan kertas-kertas yang tak berguna.
   
2. Pengelompokan arsip
   Langkah selanjutnya kelompokan arsip menggunakan prinsip aturan asli, namun jika kesulitan gunakan prinsip asal-usul.
   Saya menyarankan sebaiknya di desa yang baru memulai pembenahan arsip silahkan menggunakan prinsip asal-usul.
   Kelompokkan dokumen berdasarkan asal pencipta arsip. Dengan demikian desa hanya mengelompokan surat/dokumen yang berasal dari instansi vertikal (Kecamatan, Dinas/OPD, Sekretaris Daerah, Bupati, Provinsi dll.)Dan dokumen dari instansi horizonltal dan atau lembaga lainnya.
   
3. Pendeskripsian Dokumen
   Merupakan kegiatan perekaman isi dan informasi yang terkandung dalam setiap berkas/dokumen/arsip.
   Dituliskan pada kartu deskripsi berukuran 10 x 15 cm. Kartu Deskripsi berisi kode pelaksana, kode klas, unit kerja, uraian isi ringkas, kurun waktu, media dan Nomor Boks. Semuanya harus diisi dengan dokumen yang sesuai agar memudahkan penyimpanan sekaligus pencarian kembali arsip dimaksud.
   Pada kesempatan ini saya menekankan pada bagaimana merumuskan deskripsi singkat isi surat.
   Contoh penulisan deskripsi dokumen Laporan Penggunaan Dana Desa.
   Laporan Pertanggungjawaban Dana Desa Tahun Anggaran 2019, Desa Sukamaju per 30 Desember 2019.
   Contoh Deskripsi dokumen Surat Keputusan.
   Surat Keputusan Kepala Desa Sukamaju Nomor 141.2/05-SK/2019 tanggal 2 Januari 2019 tentang pengangkatan perangkat desa.